تعریف مشتری در سامانه مودیان از اقدامات ابتدایی است که لازم است تا برای ثبت فاکتور در این سامانه حتما انجام گیرد. همین طور اطلاعاتی که در سیستم برای خریدار یا همان مشتری تعریف می‌شود بسیار اهمیت دارد و اگر به درستی و به صورت کامل انجام نگیرد ممکن است برای ادامه کار با این سامانه شما را با خطاهایی روبرو کند. اما برای انجام این مرحله مهم باید چه مراحلی را طی کنیم؟ چه اطلاعاتی لازم است در رابطه با مشتری در این سامانه به ثبت برسد؟
در ادامه این مقاله از مارسا (نرم افزار رایگان سامانه مودیان) قرار است تا به طور دقیق تمامی نکات و همین طور مراحل تعریف مشتری در سامانه مودیان را به شما ارائه دهیم تا با استفاده از این راهنمای جامع بتوانید در سریع‌ترین زمان این کار را بدون مشکل انجام دهید. پس با ما همراه شوید.
تعریف مشتری در سامانه مودیان
فرآیند تعریف مشتری در سامانه مودیان در واقع از طریق نرم افزار واسط انجام می‌گیرد و شما می‌توانید در نرم افزاری که انتخاب نموده‌اید خریداران را مشخص نمایید تا در سامانه مودیان نیز در صورت نیاز بتوانید از این اطلاعات استفاده نمایید. بنابراین شما برای تعریف مشتری نیازی نیست به کارپوشه مودیان مراجعه نمایید
اطلاعات مورد نیاز برای تعریف مشتری
برای تعریف مشتری در سامانه مودیان لازم است تا برخی از اطلاعات را در مورد خریدار در سیستم وارد نمایید. نام خریدار و همین طور اطلاعات مربوط به کد ملی و یا شناسه ملی از مواردی است که ثبت آن در سامانه مودیان الزامی می‌باشد. همچنین شما می‌توانید علاوه بر این موارد اطلاعاتی مانند شماره تماس و همین طور جنسیت مشتری را نیز در نرم افزار واسط معرفی نمایید.
نحوه ثبت مشتری در سامانه مودیان با نرم افزار مارسا
در این بخش قرار است تا به شما بگوییم که چطور می‌توانید مراحل تعریف مشتری در سامانه مودیان را با کمک نرم افزار واسط مارسا انجام دهید. در ادامه قدم به قدم مراحل را با شما در میان خواهیم گذاشت و هر کدام ان‌ها را به طور دقیق توضیح خواهیم داد:
1.انتخاب گزینه مشتری
برای استفاده از این نرم افزار واسط سامانه مودیان مارسا لازم است تا ابتدا وارد این نرم افزار شوید و سپس از منویی که در سمت راست مشاهده می‌نمایید بر روی گزینه مشتری کلیک کنید. در این زمان یک تب با چندین گزینه برای شما باز می‌شود.
2. انتخاب گزینه مدیریت مشتریان
از تب باز شده برای ادامه مراحل تعریف مشتری در سامانه مودیان لازم است تا گزینه مدیریت مشتریان را انتخاب نمایید. در این زمان یک داشبورد برای شما نمایش داده می‌شود در بالای این داشبورد شما دو گزینه افزودن و افزودن گروهی را مشاهده می‌کنید که در ادامه خواهیم گفت چطور برای ثبت اطلاعات مشتری باید از آن استفاده شود. توجه داشته باشید که برای هر خریداری یک بار لازم است تا عملیات تعریف مشتری را انجام دهید و این اطلاعات در نرم افزار شما برای استفاده از این سامانه در دفعات بعد نیز خواهد ماند.
3.انتخاب روش معرفی مشتری
در این بخش اگر قصد دارید تا مشتری را به صورت تک تک معرفی کنید می‌توانید گزینه افزودن را انتخاب نمایید اما اگر تعداد مشتریان شما زیاد است و می‌خواهید تا در زمان کوتاه‌تری آن‌ها را به سامانه معرفی نمایید می‌توانید به سراغ مدل افزودن گروهی بروید.
3.1. افزودن به صورت تکی
شما می‌توانید از بین گزینه‌هایی که در بالا به آن اشاره کردیم گزینه افزودن را انتخاب نمایید. در این صورت این امکان برای شما ایجاد می‌شود که اطلاعات یک خریداری را به صورت تکی ثبت نمایید. بعد از انتخاب این گزینه صفحه‌ای برای شما باز خواهد شد که در آن لازم است تا چندین بخش را تکمیل نمایید. بخش اول انتخاب نوع مشتری است که شما می‌توانید ان را با توجه به خریدار در حالت حقیقی و یا حقوقی قرار دهید. سپس لازم است تا شماره تماس مشتری را در سیستم وارد نمایید در صورت نیاز یادداشتی ا نیز در این بخش قرار دهید. در انتخاب نیز می‌توانید با انتخاب دکمه ذخیره عملیات معرفی مشتری را تکمیل نمایید.
3.2.افزودن به صورت گروهی
همچنین شما می‌توانید برای راحتی کار خود گزینه افزودن گروهی را انتخاب نمایید و سپس در صفحه باز شده فایل اطلاعات مشتریان را قرار دهید. توجه داشته باشید که فایل شما باید به صورت فایل اکسل باشد که در آن در ستون‌های مختلف نام مشتری(الزامی) ، شماره تماس ، شناسه یا کد ملی او و همین طور حقیقی یا حقوقی بودن ، جنسیت و شماره تماس( به صورت اختیاری )قرار گرفته باشد. در بالا سمت چپ در همین صفحه فایل راهنما نیز برای شما قرار داده شده است. بعد از بارگذاری فایل برای ادامه کار لازم است تا بر روی گزینه مرحله بعد که در پایین این صفحه مشاهده می‌کندی کلیک کنید.
4. مشاهده اطلاعات مشتری
بعد از تعریف مشتری در سامانه مودیان و انتخاب گزینه ذخیره شما می‌توانید از همان بخش مدیریت مشتریان که در مرحله 2 در مورد آن صحبت کردیم تمامی اطلاعات مشتریان تعریف شده از جمله این مورد که به سامانه مودیان متصل است یا خیر را مشاهده نمایید. همین طور در نوار مربوط به هر مشتری اگر موس را بر روی علامت سه نقطه قرار دهید می‌توانید اطلاعات را حذف ، ویرایش و یا غیر فعال نمایید.
تفاوت ثبت مشتری حقیقی و حقوقی
برای تعریف مشتری در سامانه مودیان لازم است تا مشخص کنید که مشتری شما از نوع حقیقی بوده و یا حقوقی است . این گزینه برای وقتی که خریدار شخصی است که صاحب کسب و کار می‌باشد باید حقیقی ثبت شود. اما برای مجموعه‌ها و همین طور شرکت‌ها باید آن را در حالت حقوقی قرار دهیم. همان طور که در بالا نیز به این موضوع اشاره کردیم برای خریدار حقیقی ثبت کد ملی الزامی است . همچنین برای ثبت و معرفی مشتری حقوقی لازم است تا شناسه ملی او را وارد نمایید. بقیه مراحل برای تعریف هر دوی این مشتریان یکسان می‌باشد.
نحوه ثبت مشخصات خریدار در انواع صورتحساب
این مورد را در نظر بگیرید که تعریف مشتری در سامانه مودیان با ثبت اطلاعات خریدار در انواع صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان تفاوت دارد . شما یکبار اطلاعات خریدار را وارد کرده و او را به عنوان مشتری به سیستم معرفی می‌کنید. سپس این اطلاعات در نرم افزار واسط شما خواهند ماند. از طرف دیگر وقتی که قرار است تا از بخش ثبت فاکتور در نرم افزار واسط صورتحساب الکترونیکی جدیدی را ثبت نمایید باید اطلاعات خریدار را وارد نمایید. در این زمان شما می‌توانید از اطلاعات موجود در نرم افزار که زمان تعریف مشتری وارد کرده‌اید استفاده نمایید. وقتی شما زا بین مشتریان خریدار مورد نظر در این فاکتور را انتخاب می‌کنید تمامی اطلاعات او در این بخش وارد می‌شود و نیازی به ثبت مجدد اطلاعات مشتری نخواهد بود.
نکات مهم در رابطه با تعریف مشتری در سامانه مودیان
برای تعریف مشتری در سامانه مودیان در نظر گرفتن چند نکته کوچک می‌تواند موجب تشریع کار شما شود. مشخصات ضرری مانند نام کامل و همین طور شما ره ملی و یا شناسه ملی را به طور دقیق در اختیار داشته باشید و آن را در نرم افزار واسط با توجه ویژه وارد نمایید زیرا این اطلاعات از سامانه مودیان استعلام می‌شود و در صورتی که اطلاعات شما مطابقت نداشته باشد ممکن است که شما در زمانی که قصد ثبت فاکتور با استفاده از اطلاعات مشتریان تعریف شده را دارید خریدار در فاکتور معتبر تشخیص داده نشده و فاکتور شما مورد قبول قرار نگرفته و موجب رد فاکتور در سامانه مودیان شود.
خطاهای رایج در رابطه با تعریف مشتری در سامانه مودیان
تعریف مشتری در سامانه مودیان در نرم افزار مارسا فرآیند پیچیده‌ای ندارد و معمولا شما در انجام این امر با خطایی مواجه نخواهید شد. تنها ممکن است به جهت پر نکردن بعضی از فیلدهای اجباری پیامی را در جهت تکمیل ان بخش‌ها دریافت نمایید. همین طور در مواقعی نیز ممکن است در زمان بارگذاری فایل در این نرم افزار به جهت اینکه فرمت فایل شما با فرمت مشخص شده در نرم افزار تفاوت دارد اطلاعات شما به طور کامل منتقل نشود که در این صورت نیز می‌توانید تغییرات لازم را پیش از بارگذاری فایل خود با توجه به راهنمایی که در همان بخش برای شما قرار داده شده است اعمال نمایید و سپس بدون مشکل مراحل تعریف مشتری به صورت گروهی را انجام دهید.
سخن پایانی
تعریف مشتری در سامانه مودیان کار شما را برای تنظیم فاکتور الکترونیکی بسیار ساده می‌کند و سرعت کار شما را بالا خواهد برد. برای این امر لازم است تا هر نرم افزار واسط روش متفاوت را انتخاب نمایید اما اگر در بین نرم افزارهای واسط به سراغ گزینه‌های بروید که کارایی بالاتری دارند و همین طور امکانات بیشتری را برای شما آماده کرده‌اند می‌توانید این کار را در چند ثانیه انجام دهید. همچنین از پنل مشتریان برای ویرایش و همین طور تمامی تغییرات مربوط به خریداران اقدام نمایید.
یکی از این نرم افزارهای کاربردی که در این زمینه امکانات متعددی را برای معرفی مشتری هم به صورت تکی و هم گروهی فراهم آورده است نرم افزار واسط سامانه مودیان مارسا است. در ضمن این سامانه پشتیبانی 24 ساعته دارد و در صورتی که در هنگام کار با این نرم افزار با چالشی مواجه شدید کارشناسان ما در هر ساعت از شبانه روز آماده پاسخگویی به شما هستند.
5 لینک
