امرو در مجله مجموعه مارسا قصد داریم به یکی از پیچیده ترین موضوعاتی که حسابداران با آن درگیر هستند صحبت کنیم بله موضوع این مقاله مغایرتگیری بانکی چیست خواهد بود تا شما را با چرایی این موضوع و سایر حواشی که در مورد آن باید رعایت کنید آشنا کینم. اگر مانده حساب بانکی شرکت در نرم‌افزار حسابداری با موجودی‌ای که بانک نشان می‌دهد متفاوت باشد، الزاماً به این معنا نیست که بانک یا حسابدار اشتباه کرده است. گاهی یک چک در دفاتر ثبت شده اما هنوز از حساب کسر نشده، گاهی بانک کارمزدی برداشت کرده که هنوز در حسابداری ثبت نشده و گاهی هم یک تراکنش واقعاً به اشتباه ثبت شده است.
مغایرتگیری بانکی فرایندی است که با مقایسه تراکنش‌ها و مانده حساب بانک در دفاتر حسابداری با صورتحساب بانک، علت این اختلاف‌ها را پیدا می‌کند تا در نهایت مانده واقعی حساب مشخص شود. در منابع حسابداری نیز Bank Reconciliation به همین مقایسه بین مانده دفاتر و صورتحساب بانک و توضیح اختلاف‌های میان آن‌ها گفته می‌شود.
در ادامه این مقاله از نرم افزار رایگان سامانه مودیان قرار است بررسی کنیم مغایرتگیری بانکی چیست، چرا اختلاف ایجاد می‌شود، کدام مغایرت‌ها نیاز به ثبت حسابداری دارند و مغایرت بانکی را چگونه باید مرحله‌به‌مرحله انجام داد.
مغایرتگیری بانکی چیست؟
در ادامه مقاله مغایرت گیری بانکی خوب ات بدانید که مغایرتگیری بانکی یا Bank Reconciliation یعنی تراکنش‌ها و مانده حساب بانکی ثبت‌شده در دفاتر شرکت را با تراکنش‌ها و مانده همان حساب در صورتحساب بانک مقایسه کنیم و دلیل هر اختلاف را مشخص کنیم هدف این نیست که صرفاً دو عدد را به‌زور برابر کنیم. باید بدانیم چرا این دو عدد با یکدیگر متفاوت هستند برای مثال فرض کنید مانده حساب بانک در نرم‌افزار حسابداری شرکت ۳۰۰ میلیون تومان است اما اینترنت‌بانک مانده ۳۲۰ میلیون تومان را نشان می‌دهد این اختلاف ۲۰ میلیون تومانی می‌تواند دلایل مختلفی داشته باشد. مثلاً شرکت یک چک ۲۰ میلیون تومانی صادر و در حسابداری ثبت کرده، اما دریافت‌کننده هنوز چک را وصول نکرده است.
در این حالت:
دفاتر حسابداری: ۲۰ میلیون تومان از موجودی کم شده است بانک: هنوز مبلغی از حساب کم نکرده است پس مغایرت وجود دارد، اما هیچ‌کس الزاماً اشتباه نکرده؛ اختلاف فقط ناشی از زمان ثبت تراکنش است. چک‌های صادرشده‌ای که هنوز توسط بانک پرداخت نشده‌اند یکی از اقلام متداول مغایرت بانکی هستند
تفاوت مغایرت بانکی با صورت مغایرت بانکی چیست؟
در موضوع مغایرت گیری بانکی چیست خوب است بدانید که این دو اصطلاح نزدیک‌اند اما دقیقاً یک معنی ندارند مغایرت بانکی همان اختلافی است که میان اطلاعات بانک و اطلاعات حسابداری مشاهده می‌شود اما صورت مغایرت بانکی گزارشی است که این اختلاف‌ها، علت آن‌ها و تعدیلات لازم را نشان می‌دهد بنابراین می‌توان گفت:
مقایسه و بررسی = مغایرتگیری بانکی
گزارش نتیجه بررسی = صورت مغایرت بانکی
صورت مغایرت باید در نهایت نشان دهد که با درنظرگرفتن اقلام باز و اصلاحات لازم، مانده تعدیل‌شده بانک و مانده تعدیل‌شده دفاتر به یک عدد مشترک می‌رسند.
چرا بین مانده بانک و دفاتر حسابداری مغایرت ایجاد می‌شود؟
مغایرت بانکی همیشه ناشی از اشتباه نیست. بسیاری از اختلاف‌ها به دلیل تفاوت زمان ثبت یک رویداد در بانک و حسابداری ایجاد می‌شوند مهم‌ترین دلایل عبارت‌اند از:
| علت مغایرت | چه اتفاقی افتاده است؟ |
|---|---|
| چک صادرشده وصول‌نشده | در حسابداری ثبت شده ولی بانک هنوز مبلغ را کسر نکرده |
| واریز در راه | در دفاتر ثبت شده ولی هنوز در صورتحساب بانک دیده نمی‌شود |
| کارمزد بانکی | بانک مبلغ را کسر کرده ولی حسابدار هنوز ثبت نکرده |
| واریز مستقیم مشتری | بانک واریز را ثبت کرده ولی شرکت هنوز از آن مطلع نشده |
| برداشت خودکار | بانک مبلغ قسط، کارمزد یا هزینه‌ای را کسر کرده ولی در دفاتر ثبت نشده |
| سود یا درآمد بانکی | بانک مبلغی اضافه کرده ولی هنوز در حسابداری ثبت نشده |
| اشتباه حسابداری | مبلغ، تاریخ یا حساب اشتباه ثبت شده |
| اشتباه بانک | بانک یک تراکنش را اشتباه ثبت کرده است |
چک‌های معوق، واریزهای در راه، کارمزدها، تراکنش‌های الکترونیکی ثبت‌نشده و اشتباهات دفتری از دلایل رایج اختلاف بین مانده بانک و مانده دفاتر محسوب می‌شوند
اقلام باز در صورت مغایرت بانکی چیست؟
در ادامه مقاله مغایرت بانکی چیست خوب است با این موارد ضروری که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم آشنا باشید تا با یکی از عوامل شکل دهنده این موضوع آشنا شوید در مغایرتگیری معمولاً با اصطلاح اقلام باز روبه‌رو می‌شویم اقلام باز تراکنش‌هایی هستند که در یکی از دو طرف ثبت شده‌اند اما هنوز در طرف دیگر دیده نمی‌شوند.
مثلاً:
شرکت امروز یک چک صادر می‌کند و همان روز آن را ثبت حسابداری می‌کند تا زمانی که دارنده چک آن را وصول نکند، تراکنش در دفاتر شرکت وجود دارد اما در صورتحساب بانک وجود ندارد این تراکنش تا زمان وصول یک قلم باز محسوب می‌شود نکته مهم این است که قلم باز الزاماً «اشتباه» نیست.
مغایرتگیری بانکی چگونه انجام می‌شود؟
در این بخش از مقاله قصد داریم شما را با روشی آشنا کنیم که مشکل شما تا بخش خوبی حل شود. برای تهیه صورت مغایرت بانکی بهتر است کار را مرحله‌به‌مرحله انجام دهید.
۱. صورتحساب بانک را دریافت کنید
ابتدا گردش کامل حساب بانکی مربوط به دوره مورد بررسی را دریافت کنید.
بهتر است اطلاعات شامل مواردی مانند:
تاریخ تراکنش
شرح
مبلغ برداشت
مبلغ واریز
مانده
باشد.
۲. گردش حساب بانک در حسابداری را استخراج کنید
سپس گردش همان حساب را از نرم‌افزار حسابداری بگیرید دو گزارش باید دقیقاً مربوط به یک حساب و یک بازه زمانی یکسان باشند یکی از اشتباهات ساده اما رایج این است که مثلاً گزارش بانک تا ۳۱ شهریور گرفته می‌شود اما گزارش حسابداری شامل تراکنش اول مهر نیز هست.
۳. تراکنش‌های مشترک را تطبیق دهید
اکنون تراکنش‌های بانک و حسابداری را کنار هم قرار دهید برای هر تراکنش مواردی مانند:
مبلغ
تاریخ
شماره پیگیری
شماره چک
شرح تراکنش
را بررسی کنید تراکنش‌هایی که در هر دو طرف وجود دارند تطبیق داده می‌شوند و از لیست بررسی خارج می‌شوند.
۴. تراکنش‌های باقی‌مانده را بررسی کنید
پس از تطبیق تراکنش‌های مشترک، معمولاً تعدادی تراکنش باقی می‌مانند اینجاست که مغایرت واقعی مشخص می‌شود برای هر مورد باید پاسخ دهید:
این تراکنش فقط در بانک است؟
فقط در حسابداری است؟
مبلغ آن اشتباه ثبت شده؟
تاریخ آن متفاوت است؟
یا بانک اشتباه کرده است؟
فرمول ساده صورت مغایرت بانکی
مشکل مغایرت بانکی را با روش‌های مختلفی می‌توان حل کرد که مورد دیگر را برای شما اینجا بررسی خواهیم کرد یک روش ساده برای درک صورت مغایرت، محاسبه دو مانده تعدیل‌شده است.
مانده تعدیل‌شده بانک در واقع همان:
**مانده صورتحساب بانک- واریزهای در راه− چک‌های وصول‌نشده± اشتباهات بانک**
مانده تعدیل‌شده دفاتر در واقع همان
**مانده دفاتر- واریزی‌ها و درآمدهای ثبت‌نشده− کارمزدها و برداشت‌های ثبت‌نشده± اصلاح اشتباهات حسابداری**
در پایان باید:
مانده تعدیل‌شده بانک = مانده تعدیل‌شده دفاتر باشد. این همان منطق اصلی Bank Reconciliation است.
مثال مغایرتگیری بانکی
فرض کنیم در پایان ماه اطلاعات زیر را داریم.
مانده طبق صورتحساب بانک
۸۲۰ میلیون تومان
اما حسابدار متوجه می‌شود:
۵۰ میلیون تومان واریز در راه وجود دارد.
همچنین ۳۰ میلیون تومان چک صادرشده هنوز وصول نشده است.
پس:
۸۲۰ + ۵۰ − ۳۰ = ۸۴۰ میلیون تومان
بنابراین مانده تعدیل‌شده بانک ۸۴۰ میلیون تومان است.
حالا سراغ دفاتر می‌رویم.
مانده حساب بانک در دفاتر
۸۵۲ میلیون تومان
اما در بررسی صورتحساب بانک متوجه می‌شویم:
۲ میلیون تومان کارمزد بانکی در دفاتر ثبت نشده است.
۱۰ میلیون تومان بابت قسط تسهیلات مستقیماً توسط بانک برداشت شده ولی هنوز در حسابداری ثبت نشده است.
پس:
۸۵۲ − ۲ − ۱۰ = ۸۴۰ میلیون تومان
در نتیجه:
مانده تعدیل‌شده بانک = ۸۴۰ میلیون تومان
مانده تعدیل‌شده دفاتر = ۸۴۰ میلیون تومان
اکنون حساب مغایرتگیری شده است.
این مثال فرضی است و فقط برای توضیح روند محاسبه ارائه شده است.
نمونه ثبت اصلاحی مغایرت بانکی
فرض کنیم بانک ۲ میلیون تومان کارمزد از حساب کسر کرده ولی این مبلغ هنوز در حسابداری ثبت نشده است ثبت می‌تواند به شکل زیر باشد:
بدهکار: هزینه کارمزد بانکی ۲,۰۰۰,۰۰۰ تومان
بستانکار: بانک ۲,۰۰۰,۰۰۰ تومان
یا فرض کنید مشتری ۳۰ میلیون تومان مستقیماً به حساب شرکت واریز کرده اما واحد حسابداری هنوز این واریز را ثبت نکرده است.
در حالت ساده:
بدهکار: بانک ۳۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان
بستانکار: حساب دریافتنی مشتری ۳۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان
نوع دقیق حساب بستانکار یا بدهکار به ماهیت تراکنش و کدینگ حسابداری مجموعه بستگی دارد؛ بنابراین ثبت حسابداری باید براساس اسناد واقعی همان کسب‌وکار انجام شود.
آیا هر مغایرت بانکی به معنی اشتباه حسابدار است؟
در موضوع مغایرت بانکی چیست یکی از اولین مباحث و چالش‌های این است که همه دنبال مقصر می‌گردندند ولی اینجا باید سوال پرسید که آیا هر مغایرت بانکی به معنی اشتباه حسابدار است؟خیر.
این یکی از مهم‌ترین نکاتی است که باید درباره مغایرتگیری بانکی بدانیم.
فرض کنید شرکت ساعت ۱۷ یک حواله دریافت کرده و آن را در دفاتر ثبت کرده است اما بانک آن تراکنش را روز کاری بعد پردازش می‌کند.
در این حالت:
ثبت حسابداری ممکن است صحیح باشد ثبت بانک هم ممکن است صحیح باشد اما در لحظه تهیه گزارش، دو سیستم عدد متفاوتی نشان می‌دهند بنابراین هنگام مشاهده مغایرت، اولین کار نباید اصلاح سریع اعداد باشد؛ ابتدا باید دلیل اختلاف شناسایی شود.
تفاوت مغایرت زمانی با خطای واقعی
می‌توان اختلاف‌های بانکی را به دو گروه مهم تقسیم کرد.
اختلاف زمانی
تراکنش صحیح است اما زمان ثبت آن در بانک و دفاتر متفاوت است.
مثل:
چک وصول‌نشده
واریز در راه
در این حالت معمولاً نیازی به اصلاح دفاتر وجود ندارد.
خطای واقعی
یک تراکنش اشتباه ثبت شده یا اصلاً ثبت نشده است.
مثل:
ثبت ۱۵ میلیون تومان به‌جای ۵۱ میلیون تومان
ثبت یک هزینه در حساب اشتباه
ثبت نشدن کارمزد بانک
ثبت دوباره یک تراکنش
این موارد باید بررسی و در صورت لزوم اصلاح شوند.
مغایرتگیری بانکی هر چند وقت یک‌بار باید انجام شود؟
هیچ فاصله زمانی واحدی برای همه کسب‌وکارها مناسب نیست برای بسیاری از مجموعه‌ها بررسی ماهانه می‌تواند نقطه شروع مناسبی باشد، اما شرکتی که روزانه صدها تراکنش بانکی دارد بهتر است مغایرتگیری را با فاصله کوتاه‌تری انجام دهد بانکداری آنلاین باعث شده است که کسب‌وکارها برخلاف گذشته مجبور نباشند تا پایان ماه برای دریافت صورتحساب منتظر بمانند و بتوانند تطبیق را در طول ماه نیز انجام دهند در عمل هرچه حجم تراکنش بالاتر باشد، فاصله بین دو مغایرتگیری بهتر است کمتر شود.
مغایرتگیری دستی بهتر است یا نرم‌افزاری؟
در کسب‌وکارهای کوچک و کم‌تراکنش، می‌توان صورت مغایرت را با Excel یا حتی به‌صورت دستی تهیه کرد اما وقتی تعداد تراکنش‌ها بالا می‌رود، تطبیق دستی مشکلاتی ایجاد می‌کند:
زمان زیادی می‌گیرد
احتمال خطای انسانی بالا می‌رود
تطبیق مبالغ مشابه سخت می‌شود
پیگیری تراکنش‌های قدیمی دشوار می‌شود
به همین دلیل بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری امکان ورود صورتحساب بانک و تطبیق آن با تراکنش‌های حسابداری را فراهم می‌کنند. برخی سیستم‌ها نیز تطبیق تراکنش‌ها را تا حد زیادی به‌صورت خودکار انجام می‌دهند.
مغایرتگیری بانکی چه کمکی به کسب‌وکار می‌کند؟
انجام منظم مغایرتگیری فقط برای حسابدار مفید نیست این فرایند می‌تواند مشکلاتی را آشکار کند که در گزارش‌های معمولی دیده نمی‌شوند برای مثال:
کشف ثبت‌های اشتباه
ممکن است یک پرداخت دوبار ثبت شده یا مبلغ آن اشتباه وارد شده باشد.
شناسایی تراکنش‌های ثبت‌نشده
کارمزد، برداشت مستقیم یا واریز مشتری ممکن است در دفاتر جا افتاده باشد.
کنترل بهتر نقدینگی
وقتی مانده حساب‌ها دقیق نباشد، مدیر ممکن است تصور نادرستی از وجه نقد قابل استفاده شرکت داشته باشد.
کنترل تراکنش‌های غیرعادی
مقایسه منظم بانک و دفاتر می‌تواند برداشت‌ها یا تراکنش‌هایی را آشکار کند که نیاز به بررسی بیشتری دارند.
افزایش اتکاپذیری گزارش‌های مالی
مانده حساب بانک یکی از اطلاعات مهم حسابداری است و مغایرتگیری به اطمینان از صحت آن کمک می‌کند.
مغایرتگیری بانکی و رسیدگی مالی چه ارتباطی دارند؟
صورت مغایرت بانکی می‌تواند مستند مهمی برای توضیح تفاوت بین گردش حساب‌های بانکی و ثبت‌های حسابداری باشد در رسیدگی‌های مالی، حسابرسی یا کنترل داخلی، وجود مستنداتی که مشخص کند هر تراکنش بانکی چگونه شناسایی و در دفاتر ثبت شده، کیفیت و قابلیت پیگیری اطلاعات مالی را افزایش می‌دهد اما بهتر است از یک برداشت اشتباه جلوگیری کنیم:
وجود مغایرت بانکی به‌تنهایی به معنی تخلف یا درآمد ثبت‌نشده نیست.
ابتدا باید منشأ اختلاف بررسی شود؛ ممکن است صرفاً ناشی از تفاوت زمان ثبت دو سیستم باشد.
اشتباهات رایج در مغایرتگیری بانکی
یکی از اشتباهات رایج این است که حسابدار فقط مانده نهایی دو گزارش را مقایسه کند برابر بودن مانده‌ها الزاماً تضمین نمی‌کند همه تراکنش‌ها درست باشند. ممکن است دو اشتباه با مبالغ مشابه اثر یکدیگر را خنثی کرده باشند بنابراین بهتر است گردش تراکنش‌ها نیز بررسی شود اشتباه دیگر این است که هر اختلافی فوراً با ثبت اصلاحی بسته شود.
قبل از هر ثبت باید مشخص شود:
اختلاف زمانی است؟
بانک اشتباه کرده؟
تراکنش در دفاتر ثبت نشده؟
یا ثبت قبلی اشتباه بوده است؟
یک روش سریع برای پیدا کردن مغایرت بانکی
در موضوع مغایرت گیری بانکی چیست اگر مانده بانک با دفاتر برابر نیست، این ترتیب بررسی معمولاً کار را سریع‌تر می‌کند:
1. مانده ابتدای دوره را کنترل کنید.
2. تراکنش‌های با مبلغ یکسان را تطبیق دهید.
3. چک‌های صادرشده وصول‌نشده را پیدا کنید.
4. واریزهای آخر دوره را بررسی کنید.
5. کارمزدهای بانکی را کنترل کنید.
6. برداشت‌های خودکار را پیدا کنید.
7. واریز مستقیم مشتریان را بررسی کنید.
8. تراکنش‌های تکراری را جست‌وجو کنید.
9. اختلاف‌های عددی ناشی از ثبت اشتباه مبلغ را بررسی کنید.
10. تراکنش‌های غیرعادی را جداگانه بررسی کنید.
این روش باعث می‌شود به‌جای جست‌وجوی تصادفی میان صدها تراکنش، مغایرت‌ها را دسته‌بندی کنید.
چک‌لیست نهایی تهیه صورت مغایرت بانکی
در این بخش خوب است برای مغایرت گیری بانکی چک لیستی را به شما ارائه بدهیم که با استفاده از آن بتوانید به بهترین خروجی ممکن برسید:
قبل از تأیید صورت مغایرت بررسی کنید:
– صورتحساب بانک و دفاتر مربوط به یک بازه زمانی باشند.
– مانده ابتدای دوره کنترل شده باشد.
– همه تراکنش‌های مشترک تطبیق داده شده باشند.
– چک‌های معوق مشخص شده باشند.
– واریزهای در راه مشخص شده باشند.
– کارمزدها و برداشت‌های مستقیم بررسی شده باشند.
– واریز مستقیم مشتریان بررسی شده باشد.
– خطاهای ثبت حسابداری اصلاح شده باشند.
– مغایرت‌های مربوط به بانک مشخص شده باشند.
– مانده تعدیل‌شده بانک و دفاتر برابر شده باشد.
– برای ثبت‌های اصلاحی سند و مدرک وجود داشته باشد.
جمع‌بندی؛ مغایرتگیری بانکی چیست و چرا باید جدی گرفته شود؟
مغایرتگیری بانکی مقایسه حساب بانک در دفاتر حسابداری با صورتحساب بانک است تا دلیل اختلاف بین این دو مشخص شود مهم‌ترین نکته این است که هر اختلافی خطا نیست بعضی مغایرت‌ها مانند چک وصول‌نشده یا واریز در راه ناشی از تفاوت زمانی هستند، درحالی‌که مواردی مثل کارمزد ثبت‌نشده، واریز مستقیم مشتری یا اشتباه در مبلغ تراکنش ممکن است نیاز به ثبت اصلاحی داشته باشند یک صورت مغایرت بانکی درست زمانی تکمیل شده است که منشأ تمام اختلاف‌ها مشخص باشد و مانده تعدیل‌شده بانک با مانده تعدیل‌شده دفاتر برابر شود اگر حجم تراکنش‌های یک کسب‌وکار زیاد باشد، بهتر است مغایرتگیری به یک کنترل منظم تبدیل شود؛ نه کاری که فقط هنگام بستن حساب‌های پایان سال انجام می‌شود.
سوالات متداول درباره مغایرتگیری بانکی
مغایرتگیری بانکی چیست؟
مغایرتگیری بانکی فرایند مقایسه تراکنش‌ها و مانده حساب بانک در دفاتر حسابداری با صورتحساب بانک است تا علت اختلاف‌ها مشخص و موارد لازم اصلاح شوند.
صورت مغایرت بانکی چیست؟
صورت مغایرت بانکی گزارشی است که اختلاف بین مانده بانک و مانده دفاتر، دلیل این اختلاف‌ها و تعدیلات لازم برای رسیدن به مانده واقعی را نشان می‌دهد.
مهم‌ترین علت مغایرت بانکی چیست؟
چک‌های وصول‌نشده، واریزهای در راه، کارمزد بانکی، برداشت‌های خودکار، واریز مستقیم مشتریان و اشتباهات ثبت حسابداری از دلایل متداول مغایرت هستند.
آیا چک وصول‌نشده نیاز به ثبت اصلاحی دارد؟
اگر چک هنگام صدور به‌درستی در دفاتر ثبت شده باشد، معمولاً ثبت مجدد لازم نیست؛ چک فقط تا زمان وصول به‌عنوان یک قلم باز در صورت مغایرت باقی می‌ماند.
آیا کارمزد بانکی باید در حسابداری ثبت شود؟
اگر بانک کارمزد را برداشت کرده ولی این هزینه هنوز در دفاتر ثبت نشده باشد، باید ثبت حسابداری مناسب انجام شود.
آیا برابر بودن مانده بانک و حسابداری یعنی همه چیز درست است؟
نه لزوماً. ممکن است دو خطای جداگانه اثر یکدیگر را خنثی کرده باشند. بنابراین علاوه بر مانده، گردش تراکنش‌ها نیز باید تطبیق داده شود.
هر چند وقت یک بار باید مغایرتگیری بانکی انجام شود؟
این موضوع به حجم تراکنش‌های کسب‌وکار بستگی دارد. بررسی ماهانه برای بسیاری از مجموعه‌ها مناسب است، اما کسب‌وکارهای پرتراکنش می‌توانند آن را هفتگی یا حتی با فاصله کوتاه‌تر انجام دهند.
پیامدهای کم اظهاری و بیش اظهاری در سامانه مودیان
یک پاسخ
چقدر مغایرت گیری سخته!!